Etiketten¶

Etiketten sind eine Art digitale Haftnotiz: Sie lassen sich per Klick an Akten, Dokumente und Adressen anheften, wieder abnehmen und als Filter verwenden. Damit lassen sich Arbeitsvorgänge abbilden, ohne die eigentlichen Stammdaten zu verändern – etwa ein Etikett „unbearbeiteter Posteingang", das nach der Bearbeitung wieder entfernt wird.

Etiketten im Überblick¶

Es gibt drei voneinander unabhängige Etikettenarten. Jede hat einen eigenen Vorrat an Etiketten und wird an einer eigenen Stelle konfiguriert:

Etikettenart	Wird gesetzt in	Wird konfiguriert unter
Akten-Etiketten	Akte, Tab „Allgemeine Daten", Bereich „Akten-Etiketten"	Einstellungen → Akten → Akten-Etiketten
Dokument-Etiketten	Akte, Tab „Dokumente", Bereich „Dokument-Etiketten"	Einstellungen → Dokumente → Etiketten konfigurieren
Adress-Etiketten	Adresse, Bereich „Etiketten"	Einstellungen → Adressen → Adress-Etiketten

Unabhängig von der Etikettenart gibt es zwei Bauformen:

Ja/Nein-Etiketten sind Umschaltknöpfe. Sie sind entweder gesetzt oder nicht gesetzt. Ein gesetztes Etikett wird grün dargestellt, ein nicht gesetztes grau. Die Farben sind fest vorgegeben und nicht konfigurierbar.
Listenetiketten sind Auswahlfelder. Sie tragen zusätzlich zum Namen genau einen Wert aus einer vorgegebenen Werteliste – zum Beispiel das Etikett „Priorität" mit den Werten „hoch", „mittel" und „niedrig".

Listenetiketten werden immer vor den Ja/Nein-Etiketten dargestellt, innerhalb der beiden Gruppen alphabetisch.

Etiketten setzen und entfernen¶

Ein Klick auf ein Ja/Nein-Etikett aktiviert es, ein erneuter Klick deaktiviert es. Bei Listenetiketten wird der gewünschte Wert im Auswahlfeld gewählt; der leere erste Eintrag bedeutet „Etikett nicht gesetzt". Die Änderung wird sofort gespeichert.

Ein Verweilen mit der Maus über einem gesetzten Ja/Nein-Etikett zeigt an, seit wann es gesetzt ist (zum Beispiel „aktiv seit 06.09.2026, 14:32:10"). Der Nutzer, der das Etikett gesetzt hat, wird nicht angezeigt.

An einer Akte¶

Die Akten-Etiketten befinden sich im Tab „Allgemeine Daten" im Bereich Akten-Etiketten.

Hinweis

Ist die Akte noch nicht gespeichert, erscheint die Rückfrage „Bevor Etiketten aktiviert werden können, muss die Akte gespeichert werden. Jetzt speichern?". Bei archivierten Akten und in Akten, auf die nur lesender Zugriff besteht, sind die Etiketten deaktiviert.

An einem Dokument¶

Die Dokument-Etiketten befinden sich im Tab „Dokumente" im Bereich Dokument-Etiketten und beziehen sich auf das in der Dokumentenliste ausgewählte Dokument.

Es können auch mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt und gemeinsam etikettiert werden. Die Etikettenknöpfe zeigen dann drei Zustände:

Darstellung	Bedeutung
gesetzt	Das Etikett ist an allen ausgewählten Dokumenten vergeben („aktiv in allen ausgewählten Dokumenten")
nicht gesetzt	Das Etikett ist an keinem der ausgewählten Dokumente vergeben („nicht vergeben in der Auswahl")
fett und kursiv	Das Etikett ist nur an einem Teil der Auswahl vergeben. Der Tooltip nennt die Anzahl („teilweise vergeben (3/7)") und listet die betroffenen Dokumente auf

An einer Adresse¶

In der Adresse befinden sich die Etiketten im Bereich Etiketten. Auch hier gilt: Ist die Adresse noch nicht gespeichert, wird vor dem Setzen eines Etiketts zum Speichern aufgefordert.

Listenetiketten¶

Ein Listenetikett verbindet einen Etikettennamen mit einer festen Werteliste. Statt vieler einzelner Ja/Nein-Etiketten („Priorität hoch", „Priorität mittel", „Priorität niedrig") gibt es ein Etikett „Priorität" mit drei zulässigen Werten. Pro Objekt kann genau ein Wert gesetzt sein.

In Filterlisten erscheint ein Listenetikett mit einer Zeile je Wert im Format Name: Wert, also zum Beispiel „Priorität: hoch". So lässt sich gezielt nach einem einzelnen Wert filtern.

Etiketten konfigurieren¶

Bevor ein Etikett an einer Akte, einem Dokument oder einer Adresse gesetzt werden kann, muss es einmalig angelegt werden.

Ja/Nein-Etiketten anlegen¶

Die Dialoge für Akten-, Dokument- und Adress-Etiketten sind identisch aufgebaut:

Neuen Etikettennamen in das Textfeld eingeben und Hinzufügen wählen (die Eingabetaste bewirkt dasselbe).
Rechtsklick auf einen vorhandenen Eintrag öffnet ein Kontextmenü mit Bearbeiten (umbenennen) und Löschen.
Über Schliessen wird der Dialog verlassen.

Die Liste wird immer alphabetisch sortiert; eine eigene Reihenfolge lässt sich nicht festlegen. Eine Farbwahl je Etikett gibt es nicht.

Listenetiketten anlegen¶

Listenetiketten werden in einem eigenen, zweispaltigen Dialog gepflegt:

Menüpunkt	Öffnet
Einstellungen → Akten → Akten-Listenetiketten	Listenetiketten für Akten
Einstellungen → Dokumente → Listenetiketten konfigurieren	Listenetiketten für Dokumente
Einstellungen → Adressen → Adress-Listenetiketten	Listenetiketten für Adressen

Links werden die Etikettennamen gepflegt, rechts die Werte des links markierten Etiketts. Die rechte Seite ist so lange gesperrt, bis links ein Etikett ausgewählt wurde. Beide Listen bieten per Rechtsklick Umbenennen und Löschen.

Wichtig

Ein neu angelegter Etikettenname wird erst dann dauerhaft gespeichert, wenn ihm der erste Wert hinzugefügt wurde. Ein Listenetikett ohne Werte ist nach dem Schließen des Dialogs wieder verschwunden.

Für Namen und Werte gelten zwei Einschränkungen:

Sie dürfen keinen Doppelpunkt, kein Gleichheitszeichen und kein Komma enthalten.
Ja/Nein-Etiketten und Listenetiketten teilen sich einen gemeinsamen Namensraum. Ein Name kann nicht doppelt vergeben werden.

Umbenennen und Löschen¶

Beim Umbenennen eines Etiketts erscheint die Rückfrage, ob vorhandene Etiketten an den bereits damit versehenen Akten, Dokumenten beziehungsweise Adressen ebenfalls umbenannt werden sollen.

Wichtig

Wird diese Rückfrage mit Nein beantwortet, bleibt das alte Etikett an den bestehenden Objekten stehen – obwohl es in der Konfiguration nicht mehr existiert. In aller Regel ist Ja die richtige Antwort.

Beim Löschen verhalten sich die beiden Bauformen unterschiedlich:

Das Löschen eines Ja/Nein-Etiketts entfernt es nur aus der Konfiguration. An bereits etikettierten Objekten bleibt es bestehen und taucht in Filterlisten weiterhin auf.
Beim Löschen eines Listenetiketts oder eines einzelnen Werts wird ausdrücklich gefragt, ob die vorhandenen Etiketten an den Objekten ebenfalls entfernt werden sollen.

Berechtigungen¶

Aktion	Erforderliche Berechtigung
Etiketten an einer Akte oder einem Dokument setzen	Schreibrecht für Akten
Etiketten an einer Adresse setzen	Schreibrecht für Adressen
Etiketten anlegen, umbenennen, löschen	Rechte „erstellen", „ändern" und „löschen" im Bereich Einstellungen der Nutzerverwaltung
Listenetiketten umbenennen oder löschen inklusive Nachziehen an bestehenden Objekten	Unternehmens-Administrator
Etiketten-Automatik konfigurieren	Unternehmens-Administrator

Mit Etiketten arbeiten¶

Etiketten abonnieren¶

Der Desktop-Bereich „Nach Etikett" zeigt genau die Akten und Dokumente, die mit den von Ihnen abonnierten Etiketten versehen sind. So bleibt ein Arbeitsvorrat dauerhaft im Blick.

Abonniert wird über die beiden Etiketten-Schaltflächen in der Kopfleiste des Bereichs:

Akten-Etiketten – öffnet eine Liste mit Ankreuzfeldern für alle Akten-Etiketten
Dokument-Etiketten – öffnet dieselbe Liste für Dokument-Etiketten

Angeboten werden alle konfigurierten Etiketten sowie zusätzlich alle Etiketten, die tatsächlich in Verwendung sind. Für jedes abonnierte Etikett entsteht am unteren Rand des Bereichs ein eigener Tab; der Tab „alle" zeigt alle Einträge zusammen.

Hinweis

Das Abonnement ist pro Nutzer gespeichert und wird sofort übernommen. Solange kein Etikett abonniert ist, bleibt der Bereich leer.

Nach Etiketten suchen und filtern¶

In der Aktensuche lässt sich die Trefferliste über Akten-Etiketten und über Dokument-Etiketten einschränken. Der Etikettenfilter wird mit der Textsuche UND-verknüpft.
In der Adresssuche lässt sich analog über Adress-Etiketten filtern.
In der Trefferliste zeigt die Spalte Etiketten die gesetzten Etiketten je Treffer.
Innerhalb einer Akte kann die Dokumentenliste über Dokument-Etiketten gefiltert werden.

Etiketten-Automatik¶

Die Etiketten-Automatik vergibt Dokument-Etiketten automatisch anhand des Dateinamens. Damit lässt sich eingehende Post ohne manuellen Aufwand vorsortieren: Sobald ein Dokument in eine Akte gelangt, prüft der Server eine Liste von Regeln und setzt die passenden Etiketten.

Der Dialog wird über Einstellungen → Dokumente → Etiketten-Automatik geöffnet. Links werden die Regeln verwaltet, rechts wird die markierte Regel konfiguriert.

Nur für Administratoren

Der Dialog steht ausschließlich Unternehmens-Administratoren offen. Die angelegten Regeln gelten systemweit für alle Nutzer.

Wann Regeln ausgeführt werden¶

Die Regeln werden serverseitig ausgewertet, sobald ein Dokument

zu einer Akte hinzugefügt wird – unabhängig vom Weg: Drag & Drop, Scanner-Eingang, E-Mail-Veraktung, beA, Telefonnotizen, PDF-Konvertierung oder Schnittstellen,
aus einer Vorlage erstellt wird,
umbenannt wird.

Nicht ausgelöst wird die Automatik beim Wiederherstellen eines Dokuments aus dem Papierkorb, bei der Aktenanlage und beim Speichern einer neuen Version eines bereits vorhandenen Dokuments.

Hinweis

Regeln wirken nur ab dem Zeitpunkt ihrer Anlage. Bereits vorhandene Dokumente werden nicht nachträglich etikettiert.

Umbenennen entfernt keine Etiketten

Beim Umbenennen werden die Regeln erneut gegen den neuen Dateinamen geprüft und passende Etiketten hinzugefügt. Bereits gesetzte Etiketten bleiben dabei erhalten. Wird ein Dokument von Klage.pdf in Urteil.pdf umbenannt, trägt es anschließend die Etiketten beider Regeln.

Eine Regel anlegen¶

Über der Regelliste die Schaltfläche + wählen.
Im Dialog „Neue Regel für automatische Etikettierung" einen Regelnamen eingeben.
Rechts unter Regel - Konfiguration die Felder ausfüllen und mindestens eine Bedingung anlegen.
Mit Übernehmen speichern.

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Regel; erscheint in der Spalte „Name" der Regelliste
Etiketten (kommasepariert, Listenetiketten: Name=Wert)	Die zu setzenden Dokument-Etiketten, zum Beispiel `Posteingang, Priorität=hoch`
Ausführen wenn	`eine Bedingung erfüllt ist` (ODER-Verknüpfung, Voreinstellung) oder `alle Bedingungen erfüllt sind` (UND-Verknüpfung)
bei Treffer keine weitere Regel anwenden	Beendet die Prüfung nach dem ersten Treffer (voreingestellt aktiv)

Wichtig

Nur Übernehmen speichert die Regel. Wird der Dialog mit Schliessen verlassen, ohne vorher zu übernehmen, gehen die Änderungen verloren. Das Löschen einer Regel erfolgt ohne Sicherheitsabfrage.

Zum Feld Etiketten: Mehrere Etiketten werden durch Komma getrennt. Bei einem Listenetikett wird der Wert mit einem Gleichheitszeichen angehängt (Bearbeitungsstand=neu).

Etikettennamen werden nicht geprüft

Ja/Nein-Etiketten werden nicht gegen die konfigurierten Etiketten abgeglichen. Ein Tippfehler erzeugt stillschweigend ein neues, nirgends konfiguriertes Etikett. Bei Listenetiketten verweigert der Dialog das Speichern, wenn der Wert fehlt: „'Priorität' ist ein Listenetikett. Bitte einen Wert angeben (z.B. Priorität=Wert)."

Bedingungen¶

Jede Bedingung besteht aus dem festen Feld Dateiname, einem Operator und einem Vergleichswert. Über + wird eine weitere Bedingung hinzugefügt, das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile.

Operator	Bedeutung
ist	Der Dateiname stimmt exakt mit dem Vergleichswert überein
ist nicht	Der Dateiname stimmt nicht mit dem Vergleichswert überein
enthält	Der Dateiname enthält den Vergleichswert (Voreinstellung)
enthält nicht	Der Dateiname enthält den Vergleichswert nicht

Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert. Verglichen wird der vollständige Dateiname einschließlich Dateiendung.

Hinweis

Bedingungszeilen ohne Vergleichswert werden beim Speichern verworfen. Eine Regel ohne Bedingung oder ohne Etikett wird zur Laufzeit übersprungen.

Reihenfolge und Abbruch¶

Die Regeln werden in der Reihenfolge der Regelliste von oben nach unten abgearbeitet. Mit den Pfeiltasten neben der Liste lässt sich eine Regel nach oben oder unten verschieben.

Ist bei einer zutreffenden Regel die Option bei Treffer keine weitere Regel anwenden gesetzt, endet die Prüfung an dieser Stelle – nachfolgende Regeln werden nicht mehr betrachtet.

Für sich gegenseitig ausschließende Kategorien die Option aktiviert lassen und die spezifischste Regel nach oben stellen.
Sollen mehrere unabhängige Etiketten gesetzt werden, die Option in den betroffenen Regeln abwählen.

Anwendungsszenarien¶

Posteingang sichtbar machen. Eine Regel „Posteingang" mit der Bedingung Dateiname enthält scan setzt das Etikett unbearbeiteter Posteingang. Wird dieses Etikett auf dem Desktop abonniert, steht der Arbeitsvorrat aus dem Scan-Eingang an zentraler Stelle zur Verfügung und verschwindet dort, sobald das Etikett nach der Bearbeitung entfernt wird.

Fristsachen erkennen. Eine Regel mit ODER-Verknüpfung und den Bedingungen enthält Klage, enthält Mahnbescheid und enthält Vollstreckung setzt das Etikett Fristsache. Die Regel gehört mit aktiviertem Abbruch an den Anfang der Liste.

Buchhaltung vorsortieren. enthält Rechnung ODER enthält RE- setzt das Etikett Buchhaltung.

Bearbeitungsstand vorbelegen. Ein Listenetikett Bearbeitungsstand mit dem Wert neu wird über die Angabe Bearbeitungsstand=neu im Etikettenfeld gesetzt.

Eigene Entwürfe ausnehmen. Eine UND-verknüpfte Regel mit enthält Schriftsatz und enthält nicht Entwurf etikettiert nur die fertigen Schriftsätze.

Tipp

Die Automatik ist umso wirksamer, je verlässlicher die Dateinamen benannt sind. Über die Dateinamen-Konfiguration und die Benennungsregeln des Scan-Eingangs lassen sich Dateinamen gezielt so gestalten, dass Regeln daran andocken können.

Grenzen der Etiketten-Automatik¶

Geprüft wird ausschließlich der Dateiname. Dokumentinhalt, Absender, Dateityp, Dokumentordner, Aktendaten und Herkunft (Scan, E-Mail, beA) können nicht ausgewertet werden.
Regeln können Etiketten nur setzen, niemals entfernen.
Es werden ausschließlich Dokument-Etiketten gesetzt – keine Akten- und keine Adress-Etiketten.
Andere Aktionen wie das Anlegen einer Wiedervorlage, eine Benachrichtigung, das Verschieben in einen Dokumentordner oder eine Änderung des Aktenstatus sind nicht möglich.
Regeln gelten systemweit; eine Einschränkung auf einzelne Nutzer, Sachgebiete oder Akten ist nicht vorgesehen.

Tipp

Bei der UND-Verknüpfung müssen alle Bedingungen einen Vergleichswert enthalten. Eine Bedingungszeile mit leerem Wert führt dazu, dass die Regel nie zutrifft.

Weitere automatische Etikettierungen¶

Die Etiketten-Automatik ist nicht die einzige Stelle, an der Etiketten ohne manuelles Zutun gesetzt werden:

Quelle	Beschreibung
Postfach-Automation	Je Postfach kann ein Etikett hinterlegt werden, das bei der automatischen Veraktung gesetzt wird – zusätzlich zu den Etiketten aus der Etiketten-Automatik
beA	Beim Speichern einer beA-Nachricht zur Akte kann optional ein Dokument-Etikett vergeben werden
Kontoauszugimport	Setzt Akten-Etiketten anhand des Zahlungsabgleichs
KI-Agenten	Können Akten- und Dokument-Etiketten lesen und setzen
Dokumentvorlagen	Die Funktion `WENNETIKETT` wertet Etiketten beim Erzeugen von Dokumenten aus
Schnittstellen	Die Webhooks `CASETAG_CHANGED`, `DOCUMENTTAG_CHANGED` und `ADDRESSTAG_CHANGED` melden Etikettenänderungen an externe Systeme