Erste Schritte¶

Die Kurzanleitung soll helfen, schnell eine fertig konfigurierte j-lawyer.org – Installation zu erstellen, die korrekte Funktionsweise sicherzustellen und mit den wichtigsten Funktionen des Programmes vertraut zu sein. Dazu benötigen Sie folgende Schritte:

Kanzleiprofil ausfüllen¶

Beim ersten Start „fragt“ die Anwendung nach den Profilinformationen – das sind die Daten die bspw. in den Briefkopf übernommen werden: Anschrift, Kontaktinformationen, Bankverbindung etc.

Wird dieser Schritt übersprungen, so kann das Kanzleiprofil nachträglich über das Menü „Einstellungen“ – „Kanzleiprofil“ angepasst werden.

Datensicherungen konfigurieren¶

Ebenfalls beim ersten Start wird gebeten, die automatische Datensicherung zu konfigurieren. Dort ist ein gewünschter Zyklus, sowie das bei der Installation verwendete / angezeigte Datenbankpasswort einzutragen.

Wird dieser Schritt übersprungen, so können die Einstellungen nachträglich über das Menü „Einstellungen“ – „Datensicherung“ gesetzt werden.

Die Sicherungen werden dann lokal auf dem Server erstellt und sollten von dort regelmäßig auf ein anderes Medium kopiert werden. Eine vollautomatische Synchronisationsmöglichkeit ist in der Dokumentation beschrieben.

Import der deutschen Banken- und Ortschaftenverzeichnisse¶

Über das Menü „Datei“ können beide Verzeichnisse importiert werden.

Ändern des Administratorpasswortes¶

Über das Menü „Einstellungen“ können Sie die Nutzerverwaltung aufrufen um das Passwort zu ändern.

Optional: Anlegen zusätzlicher Nutzer¶

Sollten weitere Nutzer gewünscht sein, können Sie ebenfalls über die Nutzerverwaltung weitere Nutzer anlegen.

Optional: Erstellen der wichtigsten Bausteine: Anreden, Grussformeln, Diktatzeichen und Wiedervorlagegründe¶

Ebenfalls über das Menü „Einstellungen“ können Sie wichtige Textbausteine definieren und so vermeiden, diese wiederholt neu eingeben zu müssen: - Anreden und Titel (für Adressverwaltung und Nutzung in Dokumenten)

Grussformeln (für Adressverwaltung und Nutzung in Dokumenten)
Diktatzeichen
Wiedervorlagegründe (genutzt in der Aktenverwaltung)
Sachgebiete

Erstellen einer ersten Dokumentvorlage¶

Über “Adressen” – “neu” kann einer erste Adresse erfasst werden. Anschließend über “Akten” – “neu” eine Akte anlegen und unter “Beteiligte” die soeben erfasste Adresse verknüpfen.

Erstellen einer ersten Adresse und Akte¶

Über den Navigationsbaum (linker Bildschirmrand, “Einstellungen” – “Akte: Dokumentvorlagen”) können Sie auf Basis einer bestehenden Vorlage neue Vorlagen erstellen und mit Platzhaltern (siehe weiterführende Kapitel in dieser Dokumentation) versehen. Als Demonstrationsobjekt kann man in die Vorlage „j-lawyer-allgemeiner-Brief-Mandant.odt“ schauen – diese Vorlage ist als allgemein gehaltener Schriftsatz konzipiert.

Optional: Definieren von Etiketten¶

Sofern die Etiketten-Funktionalität (eine Art digitale Haftnotiz) für Adressen, Akten oder Dokumente genutzt werden soll, kann man über das Einstellungs-Menü die gewünschten Etiketten vordefinieren, die dann in der Akte / Adresse durch einfachen Klick aktiviert werden können.

Auf dem Desktop kann man dann Etiketten „abonnieren“ und so Akten und Dokumente immer im Blick haben, an denen ein oder mehrer bestimmte Haftnotizen hängen.

Auch Arbeitsflüsse lassen sich so abbilden – ein Beispiel: bei Übernahme von Papierpost aus dem Scaneingang oder elektronischer Post (E-Mail, beA, Drebis, …) können Dokumente automatisch mit einem Etikett “unbearbeiteter Posteingang” versehen werden. Auf dem Desktop ist dieses Etikett abonniert, so findet man nach Abarbeitung des Posteingangs den nun bestehenden Arbeitsvorrat an zentraler Stelle wieder.