Scanner-Integration¶

Zentraler Scanordner¶

j-lawyer bietet eine einfache Möglichkeit, gescannte oder andere bereits vorhandene Dokumente halbautomatisch zu Akten zuzuordnen. Dazu überwacht die Anwendung einen Ordner auf dem Server und zeigt an den Arbeitsplätzen die Dokumente in diesem Ordner an, sowie eine Liste möglicher Aktionen: Dokument löschen, Dokument einer Akte zuordnen oder Suchen einer Akte mit anschließender Zuordnung.

Aktenvorschläge¶

Beim Auswählen eines Dokuments im Scaneingang werden automatisch passende Akten vorgeschlagen. Die Vorschläge werden in folgender Reihenfolge ermittelt:

Textbasierte Suche im Dokumentinhalt: Der Inhalt des gescannten Dokuments wird per Texterkennung analysiert. Der erkannte Text wird nach eigenen Aktenzeichen und nach Fremdaktenzeichen (Aktenzeichen von Beteiligten) durchsucht. Werden Treffer gefunden, werden die zugehörigen Akten vorgeschlagen.
Dateinamenbasierte Suche: Der Dateiname wird mit Aktenzeichen und Kurzrubren abgeglichen. Heißt das Dokument bspw. „387.pdf", so wird das Zuordnen zu einer Akte 00387/12 vorgeschlagen; heißt das Dokument „meier.pdf", würde bspw. die Akte „Schulze ./. Meier" vorgeschlagen.
Zuletzt geänderte Akten: Werden keine textbasierten oder dateinamenbasierten Treffer gefunden, werden die zuletzt geänderten Akten als Vorschläge angeboten.

Konfigurieren Sie Ihren Scanner so, daß alle Scans automatisch in diesem Ordner abgelegt werden, haben Sie so eine komfortable Möglichkeit, direkt im j-lawyer auf die Dokumente zuzugreifen.

Um diese Funktionalität zu nutzen, bearbeiten Sie die Einstellung direkt im j-lawyer Client unter „Einstellungen" – „Modul ‚Dokumente'" – „Scannerintegration", bspw. für Linux:

/home/<Nutzer>/<Verzeichnis>

(Nutzer und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. /home/j-lawyer/j-lawyer-server/scans)

Oder für Windows:

<Laufwerk>:/<Verzeichnis>

(Laufwerk und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. C:/j-lawyer-server/scans)

Im „Scans"-Dialog im j-lawyer Client klicken Sie dann auf das gewünschte Dokument (Doppelklick öffnet es), und klicken Sie doppelt auf einen Aktionsvorschlag um ihn auszuführen.

Lokaler Scanordner¶

Zusätzlich zu einem zentralen Scanordner lässt sich an jedem Arbeitsplatz ein Verzeichnis überwachen. Die Einstellung ist direkt im Scaneingang zu aktivieren. Die Einstellung wird für den Arbeitsplatz gespeichert. Wechselt der Nutzer an ein anderes Gerät, ist dort die Konfiguration eines anderen Ordners auf diesem Gerät möglich.

Das Verhalten des lokalen Scanordners ist wie folgt:

das Verzeichnis wird zyklisch auf neue Dokumente überwacht
alle Dokumente in diesem Ordner werden anschließend in den zentralen Scanordner transferiert
und aus dem lokalen Verzeichnis gelöscht

Somit sind verschiedene Anwendungsszenarien abbildbar, bspw. ein Arbeiten aller Mitarbeiter im Home Office, bei gleichzeitiger zentraler Abarbeitung der Dokumente durch eine definierte Person.

Automatische Texterkennung / OCR¶

Dokumente im zentralen Scaneingang können automatisch eine Texterkennung durchlaufen.

Für die OCR-Funktionalität wird ein externes Programm aufgerufen. Der Aufruf kann unter Einstellungen - Dokumente - Scannerintegration konfiguriert werden. Für Linux-basierte Server kann bspw. "ocrmypdf" installiert und dann mittels folgendem Aufruf genutzt werden:

/usr/bin/ocrmypdf --skip-text DATEIEIN DATEIAUS

Die beiden letzten Parameter müssen zwingend im Aufruf enthalten sein, auch wenn eine andere OCR-Software genutzt wird. j-lawyer.org wird die Platzhalter bei Aufruf ersetzen.

DATEIEIN ist der volle Pfad zu einer Datei, für welche die Texterkennung ausgeführt werden soll
DATEIAUS ist der volle Pfad zur Ergebnisdatei / zu erstellenden Datei

Der Texterkennungsstatus wird im Scaneingang in der Spalte „OCR" angezeigt:

Status	Bedeutung
gelb	OCR läuft
grün	OCR ist erfolgreich abgeschlossen
rot	OCR nicht möglich, fehlgeschlagen, oder nicht konfiguriert

Ist der Status rot, so kann per Klick im Aktionsmenü erneut eine Texterkennung für das Dokument angefordert werden (bspw. weil zum Zeitpunkt der Texterkennung eine fehlende Konfiguration bestand).

Dropscan-Integration¶

Dropscan ist ein digitaler Briefkasten-Dienst: Physische Post wird an eine Dropscan-Adresse gesendet, dort empfangen und auf Anforderung digitalisiert. j-lawyer.org integriert sich mit Dropscan, sodass eingehende Post direkt aus dem Scaneingang heraus digitalisiert und Akten zugeordnet werden kann.

Einrichtung¶

Die Dropscan-Integration wird pro Nutzer in der Nutzerverwaltung konfiguriert:

Öffnen Sie die Nutzerverwaltung und wählen Sie den gewünschten Nutzer aus
Wechseln Sie zum Tab „Sipgate / E-POST / Dropscan"
Geben Sie den persönlichen Dropscan-API-Token in das Token-Feld ein
Klicken Sie auf „Verbindung testen"
Bei erfolgreicher Verbindung werden die verfügbaren Scanboxen mit Nummer und ID angezeigt

Hinweis

Jeder Nutzer konfiguriert seinen eigenen API-Token. Der Token wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Scaneingang: Dropscan-Bereich¶

Im Scaneingang steht ein eigener Bereich für Dropscan-Sendungen zur Verfügung. Dieser ist in drei Bereiche gegliedert:

Filter und Aktualisierung

Scanbox-Filter: Auswahl zwischen „Alle" und einzelnen Scanboxen
Status-Filter: Einschränkung auf einen bestimmten Status (Alle, Empfangen, Gescannt, Scan angefordert, Vernichtet, Weitergeleitet)
Aktualisieren: Manuelle Aktualisierung der Sendungsliste
Nach Zuordnung vernichten: Ist diese Option aktiviert, wird die physische Sendung bei Dropscan automatisch nach dem Import in eine Akte zur Vernichtung freigegeben

Sendungsliste und Vorschau

Die Sendungsliste zeigt alle Sendungen in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

Spalte	Inhalt
Scanbox	Nummer der Scanbox
Datum	Eingangsdatum
Status	Aktueller Bearbeitungsstatus
Zustellweg	Art des Eingangs (Briefeingang, Weiterleitung oder Upload)

Unterhalb der Tabelle wird eine Vorschau angezeigt: Bei noch nicht gescannten Sendungen ein Bild des Umschlags, bei bereits gescannten Sendungen das PDF-Dokument. Über die Aktionsbuttons „Scannen" und „Vernichten" können Aktionen für die ausgewählte Sendung ausgelöst werden.

Aktenzuordnung

Im rechten Bereich werden Vorschläge für passende Akten angezeigt. Die Vorschläge basieren auf dem per OCR erkannten Text der gescannten Dokumente – dabei werden Aktenzeichen und Kurzrubren abgeglichen. Zusätzlich werden die zuletzt geänderten Akten als Vorschläge angeboten. Per Klick auf einen Vorschlag werden die Dokumente der Sendung in die gewählte Akte importiert.

Typischer Arbeitsablauf¶

Post geht bei Dropscan ein – die Sendung erscheint im Scaneingang mit Status „Empfangen"
Wählen Sie die Sendung aus und klicken Sie auf „Scannen", um die Digitalisierung anzufordern – Status wechselt auf „Scan angefordert"
Dropscan digitalisiert die Sendung – Status wechselt auf „Gescannt"
Wählen Sie die gescannte Sendung aus: In der Vorschau wird das PDF angezeigt, rechts erscheinen Vorschläge für passende Akten
Klicken Sie auf den passenden Aktenvorschlag – die Dokumente werden heruntergeladen und über den Import-Dialog in die Akte übernommen
Ist die Option „nach Zuordnung vernichten" aktiviert, wird die physische Sendung bei Dropscan automatisch zur Vernichtung freigegeben

Achtung

Die Vernichtung einer Sendung bei Dropscan ist unwiderruflich. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente korrekt importiert wurden, bevor Sie eine Sendung vernichten.

Status-Übersicht¶

Status	Bedeutung
Empfangen	Sendung ist bei Dropscan eingegangen
Scan angefordert	Digitalisierung wurde angefordert und wird verarbeitet
Gescannt	Dokument wurde digitalisiert und steht als PDF bereit
Vernichtung angefordert	Vernichtung der physischen Sendung wurde angefordert
Vernichtet	Sendung wurde physisch vernichtet
Weiterleitung angefordert	Physische Weiterleitung der Sendung wurde angefordert
Weitergeleitet	Sendung wurde physisch weitergeleitet