Kontoauszugimport¶
Der Kontoauszugimport ermöglicht es, Banktransaktionen aus CSV-Dateien zu importieren und direkt mit Akten, Belegen und Zahlungen zu verknüpfen. Dies erleichtert die Buchhaltung erheblich, da Zahlungseingänge automatisch erkannt und zugeordnet werden können.
Sinn und Zweck¶
Der Kontoauszugimport bietet folgende Vorteile:
- Automatische Zuordnung: Transaktionen werden automatisch den passenden Akten und Belegen zugeordnet
- Zeitersparnis: Keine manuelle Suche nach zugehörigen Rechnungen oder Zahlungen
- Duplikatschutz: Bereits verarbeitete Transaktionen werden erkannt und nicht doppelt gebucht
- Flexible Buchungsoptionen: Zahlungseingänge können als Einnahmen, Auslagen oder Fremdgeld verbucht werden
- Belegstatus-Aktualisierung: Rechnungen können direkt als bezahlt markiert werden
Bedienung¶
Import starten¶
Der Kontoauszugimport wird über das Menü Finanzen gestartet.
- CSV-Konfiguration wählen: Wählen Sie die passende CSV-Konfiguration für Ihre Bank aus der Dropdown-Liste
- Kontoauszug laden: Klicken Sie auf "Kontoauszug laden" und wählen Sie die CSV-Datei Ihrer Bank
Transaktionen durcharbeiten¶
Nach dem Laden der CSV-Datei werden die Transaktionen einzeln angezeigt. Mit den Pfeil-Buttons können Sie zwischen den Transaktionen navigieren.
Für jede Transaktion werden folgende Informationen angezeigt:
- Datum der Buchung
- Name des Absenders/Empfängers
- IBAN
- Verwendungszweck
- Betrag und Währung
- Buchungsart
Automatische Zuordnung¶
Das System versucht automatisch, jede Transaktion einer Akte und einem Beleg zuzuordnen. Die Zuordnung erfolgt nach folgender Logik:
1. Suche nach Belegnummer im Verwendungszweck¶
Das System durchsucht den Verwendungszweck der Transaktion nach bekannten Rechnungs- oder Zahlungsnummern offener Belege. Dabei werden zwei Methoden angewandt:
- Exakte Übereinstimmung: Die Belegnummer ist vollständig im Verwendungszweck enthalten
- Ähnlichkeitssuche (Jaro-Winkler): Bei geringfügigen Abweichungen (z.B. Tippfehler) wird eine Ähnlichkeitsanalyse durchgeführt. Eine Übereinstimmung von über 90% führt zur Zuordnung.
2. Suche nach IBAN¶
Falls keine Belegnummer gefunden wird, prüft das System die IBAN des Absenders:
- Die IBAN wird mit den in Kontakten hinterlegten IBANs abgeglichen
- Ist der Kontakt eindeutig einer aktiven Akte zugeordnet, wird diese Akte vorgeschlagen
- Bei mehreren aktiven Akten zum selben Kontakt erfolgt keine automatische Zuordnung
Hinweis
Archivierte Akten werden bei der automatischen Zuordnung nicht berücksichtigt.
Verfügbare Aktionen¶
Je nach Zuordnung und Transaktionsrichtung stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung:
Rechnung als bezahlt markieren¶
Bei Zahlungseingängen (positive Beträge) kann die zugeordnete Rechnung direkt als bezahlt markiert werden.
Zahlung als ausgeführt markieren¶
Bei Zahlungsausgängen (negative Beträge) kann eine zugehörige ausgehende Zahlung als ausgeführt markiert werden.
Buchung im Aktenkonto erstellen¶
Für jede Transaktion kann eine Buchung im Aktenkonto erstellt werden. Dabei sind folgende Buchungsarten verfügbar:
| Buchungsart | Beschreibung | Verfügbar bei |
|---|---|---|
| Einnahme | Reguläre Einnahme (z.B. Honorar) | Zahlungseingang |
| Ausgabe | Reguläre Ausgabe | Zahlungsausgang |
| Auslage ein | Erstattung einer verauslagten Summe | Zahlungseingang |
| Auslage aus | Verauslagung für den Mandanten | Zahlungsausgang |
| Fremdgeld ein | Eingang von Fremdgeldern | Zahlungseingang |
| Fremdgeld aus | Auszahlung von Fremdgeldern | Zahlungsausgang |
Die Buchung enthält automatisch:
- Datum der Banktransaktion
- Betrag
- Beschreibung (zusammengesetzt aus Name, IBAN und Verwendungszweck)
- Optional: Verknüpfung mit einem Beleg
- Optional: Buchungskontakt (aus den Beteiligten der Akte wählbar)
Aktenetiketten setzen¶
Zusätzlich können direkt Aktenetiketten gesetzt oder entfernt werden, z.B. um den Zahlungsstatus der Akte zu dokumentieren.
Manuelle Zuordnung¶
Falls die automatische Zuordnung nicht erfolgreich war, kann über den Such-Button manuell eine Akte ausgewählt werden. Nach Auswahl der Akte werden alle zugehörigen Belege und Zahlungen geladen.
Duplikaterkennung¶
Das System führt eine Duplikatprüfung durch. Wurde eine Transaktion bereits verarbeitet, wird dies angezeigt:
- Der Name des Nutzers, der die Transaktion verarbeitet hat
- Das Datum der Verarbeitung
In diesem Fall ist die Aktensuche deaktiviert, um versehentliche Doppelbuchungen zu vermeiden.
CSV-Konfiguration¶
Da jede Bank ein eigenes CSV-Format verwendet, müssen entsprechende Konfigurationen angelegt werden.
Konfiguration erstellen¶
Die CSV-Konfigurationen werden über Einstellungen verwaltet. Eine Konfiguration enthält:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Konfiguration (z.B. "Sparkasse", "Postbank") |
| Kopfzeilen | Anzahl der zu überspringenden Zeilen am Dateianfang |
| Fußzeilen | Anzahl der zu ignorierenden Zeilen am Dateiende |
| Trennzeichen | Das Feldtrennzeichen (z.B. ";" oder ",") |
| Zahlenformat | Format der Beträge (z.B. "#,##0.00") |
| Locale | Ländereinstellung für Zahlenformate (DE oder EN) |
| Dezimaltrenner | Zeichen für Dezimaltrennung (z.B. "," für deutsch) |
| Tausendertrennzeichen | Zeichen für Tausendergruppierung (optional) |
Spaltenzuordnung¶
Für jede Konfiguration muss angegeben werden, in welcher Spalte (beginnend bei 0) sich die jeweilige Information befindet:
| Spalte | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Datum | Datum der Buchung | Ja |
| von / an | Name des Absenders/Empfängers | Ja |
| IBAN | IBAN des Absenders/Empfängers | Nein (-1 wenn nicht vorhanden) |
| Verwendungszweck | Buchungstext / Verwendungszweck | Ja |
| Betrag | Transaktionsbetrag | Ja |
| Währung | Währungskürzel | Nein (-1 wenn nicht vorhanden, Standard: EUR) |
| Buchungsart | Art der Buchung | Nein (-1 wenn nicht vorhanden) |
Tipp
Für nicht vorhandene Spalten wählen Sie "-1". Das System verwendet dann Standardwerte (z.B. EUR für Währung).
Beispielkonfiguration¶
Für eine typische deutsche Bankdatei mit Semikolon-Trennung:
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Trennzeichen | ; |
| Kopfzeilen | 1 |
| Fußzeilen | 0 |
| Zahlenformat | #,##0.00 |
| Locale | DE |
| Dezimaltrenner | , |
| Tausendertrennzeichen | . |
Workflow-Empfehlung¶
- Regelmäßiger Import: Importieren Sie Kontoauszüge regelmäßig (z.B. wöchentlich)
- Belegnummern verwenden: Tragen Sie bei Rechnungserstellung eine aussagekräftige Belegnummer ein, die im Verwendungszweck erscheint
- IBANs pflegen: Hinterlegen Sie bei wichtigen Kontakten die IBAN für bessere automatische Zuordnung
- Etiketten nutzen: Verwenden Sie Aktenetiketten wie "Zahlung offen" oder "Bezahlt", um den Überblick zu behalten