Ausgehende Zahlungen¶
Mit der Funktion für ausgehende Zahlungen können Überweisungen innerhalb einer Akte vorbereitet und als SEPA-XML-Datei exportiert werden. Diese Datei kann dann im Onlinebanking importiert werden, um die Überweisungen auszuführen.
Übersicht¶
Das Zahlungsmodul ermöglicht:
- Erfassung von Zahlungen direkt in der Akte
- Zentrale Verwaltung aller Zahlungen über alle Akten hinweg
- Export als SEPA-XML für den Import im Onlinebanking
- Statusverfolgung von der Erstellung bis zur Ausführung
Zahlungen in der Akte erstellen¶
Zugang zur Zahlungsverwaltung in der Akte¶
Öffnen Sie eine Akte und wechseln Sie zum Tab Finanzen. Dort finden Sie den Bereich für ausgehende Zahlungen.
Neue Zahlung anlegen¶
Klicken Sie auf den Plus-Button, um eine neue Zahlung anzulegen. Es öffnet sich ein Dialog zur Eingabe der Zahlungsdaten.
Zahlungsfelder¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsnummer | Wird automatisch vergeben |
| Bezeichnung | Name/Titel der Zahlung (z.B. "Honorar Sachverständiger") |
| Beschreibung | Optionale ausführliche Beschreibung |
| Verwendungszweck | Text, der auf dem Kontoauszug erscheint |
| Betrag | Zahlbetrag |
| Währung | Standardmäßig EUR |
| Empfänger | Aus den Aktenbeteiligten auswählen |
| Sender | Benutzer der Kanzleisoftware mit hinterlegter Bankverbindung |
| Zahlungsart | SEPA-Überweisung oder Sonstige |
| Zieldatum | Geplantes Ausführungsdatum |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstand |
Empfänger auswählen¶
Der Empfänger wird aus den Aktenbeteiligten ausgewählt. Damit eine SEPA-Überweisung möglich ist, muss beim Empfänger eine gültige IBAN hinterlegt sein. Die IBAN kann in der Adressverwaltung gepflegt werden.
Sender auswählen¶
Als Sender stehen die Benutzer der Kanzleisoftware zur Verfügung, bei denen IBAN und BIC hinterlegt sind. Die Bankverbindung wird in den Benutzereinstellungen unter Administration → Nutzerverwaltung beim jeweiligen Benutzer konfiguriert. Nur Benutzer mit vollständig hinterlegter Bankverbindung (IBAN und BIC) können als Sender für SEPA-Überweisungen ausgewählt werden.
Status einer Zahlung¶
Jede Zahlung durchläuft verschiedene Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Zahlung ist in Bearbeitung, kann noch geändert werden |
| freigegeben | Zahlung ist bereit für den SEPA-Export |
| veranlasst | SEPA-XML wurde exportiert, Zahlung wurde an die Bank übergeben |
| ausgeführt | Zahlung wurde von der Bank durchgeführt |
| fehlgeschlagen | Zahlung konnte nicht durchgeführt werden |
| storniert | Zahlung wurde abgebrochen |
Eine Zahlung muss auf den Status freigegeben gesetzt werden, bevor sie für den SEPA-Export berücksichtigt wird.
Zentrale Zahlungsübersicht¶
Zugang¶
Über das Menü Finanzen → Zahlungen verwalten öffnet sich die zentrale Übersicht aller Zahlungen.
Funktionen¶
In der zentralen Übersicht können Sie:
- Alle Zahlungen aus allen Akten einsehen
- Nach Status filtern (z.B. nur freigegebene Zahlungen)
- Zahlungen bearbeiten oder deren Status ändern
- Den SEPA-Export durchführen
SEPA-Export¶
Voraussetzungen¶
Für einen erfolgreichen SEPA-Export müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Zahlung hat den Status freigegeben
- Beim Empfänger ist eine gültige IBAN hinterlegt
- Beim Sender (Benutzer) sind IBAN und BIC hinterlegt
- Die Zahlungsart ist SEPA-Überweisung
Validierung¶
Vor dem Export können Sie die Zahlungen prüfen lassen. Die Validierung überprüft:
- Gültigkeit der IBAN von Sender und Empfänger
- Vollständigkeit der Pflichtfelder
- Korrekte Formatierung des Verwendungszwecks
Export durchführen¶
- Öffnen Sie die zentrale Zahlungsübersicht
- Filtern Sie nach Status freigegeben
- Klicken Sie auf Prüfen, um die Zahlungen zu validieren
- Nach erfolgreicher Prüfung klicken Sie auf SEPA-Datei(en) generieren
- Wählen Sie einen Speicherort für die XML-Datei(en)
Gruppierung nach Bankkonto¶
Falls mehrere Senderprofile mit unterschiedlichen Bankverbindungen verwendet werden, wird für jedes Bankkonto eine separate SEPA-XML-Datei erstellt. So können die Dateien im jeweiligen Onlinebanking importiert werden.
Nach dem Export¶
Nach erfolgreichem Export wechselt der Status der betroffenen Zahlungen automatisch auf veranlasst. Sobald die Überweisung im Onlinebanking ausgeführt wurde, kann der Status manuell auf ausgeführt gesetzt werden.
Alternativ kann der Status automatisch auf ausgeführt gesetzt werden, wenn ein Kontoauszug importiert wird, in dem die Zahlung erkannt wird. Dies erfordert die Nutzung der Kontoauszugs-Import-Funktion.
Import im Onlinebanking¶
Die exportierte SEPA-XML-Datei entspricht dem Format SEPA Credit Transfer (pain.001) und kann in den meisten Onlinebanking-Portalen importiert werden:
- Melden Sie sich im Onlinebanking an
- Navigieren Sie zum Bereich für SEPA-Überweisungen oder Datei-Import
- Wählen Sie die exportierte XML-Datei aus
- Prüfen und bestätigen Sie die Überweisungen
- Autorisieren Sie die Transaktion (z.B. per TAN)
Die genaue Vorgehensweise kann je nach Bank variieren.