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E-Mail-Integration

E-Mail-Postfächer können im Menü „Einstellungen“ – „E-Mail – Postfächer“ konfiguriert werden. Die Zugangs- und Verbindungsdaten werden dort an zentraler Stelle hinterlegt.

Über die Nutzerverwaltung („Einstellungen“ – „Nutzer“) kann einem oder mehreren Nutzern Zugriff auf eines oder mehrere zentral konfigurierte Postfächer gewährt werden.

Anbindung von Postfächern mit Azure AD (Office 365)

Ab Version 3.1 unterstützt j-lawyer.org eine Anbindung von Office 365-Postfächern mit oder ohne Zweifaktor-Authentifizierung. Die Einrichtung erfordert folgende Schritte:

  1. IMAP und SMTP erlauben

Microsoft 365 Admin Center öffnen: https://admin.microsoft.com/

Links auf „Benutzer“, danach „Aktive Benutzer“.

Abbildung 27

Für jeden Nutzer wird in den Einstellungen (vgl. Screenshots) die Anmeldung mittels SMTP erlaubt. Dazu einmal auf den jeweiligen Account klicken und anschließend auf „E-Mail“, gefolgt von „E-Mail-Apps verwalten“:

Abbildung 28

Stellen Sie sicher, dass „IMAP“ und „Authentifiziertes SMTP“ aktiviert sind:

Abbildung 29

  1. optional: Konten ohne Zweifaktor-Authentifizierung erlauben

Sollen Konten ohne Zweifaktor-Authentifizierung angebunden werden, so sind Einstellungen entsprechend der untenstehenden Screenshots vorzunehmen.

Einstellungen öffnen: https://entra.microsoft.com/#home

Abbildung 30

Abbildung 31

  1. Moderne Authentifizierung konfigurieren

Microsoft 365 Admin Center öffnen: https://admin.microsoft.com/

Links im Menü auf „Alle anzeigen“, dann auf „Einstellungen“ und „Einstellungen der Organisation“. Dort unter „Moderne Authentifizierung“ die Option „Authentifiziertes SMTP“ aktivieren:

Abbildung 32

Abbildung 33

  1. App erstellen

Anmeldung im Azure Portal

https://portal.azure.com/#view/Microsoft_AAD_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/~/Overview

Nach erfolgreichem Login sollte man eine Übersichtsseite erhalten, welche Basisinformation wie bspw. die Mandanten-ID beinhaltet:

Abbildung 34

Die Mandanten-ID sollte kopiert werden – sie wird später für die Konfiguration im j-lawyer.org Client benötigt.

Neue App registrieren

Im linken Navigationsbereich auf „App-Berechtigungen“, anschließend auf „Neue Registrierung“.

Abbildung 35

Im ersten Schritt wird ein Name für die App angegeben, bspw. „j-lawyer.org IMAP“ oder „j-lawyer.org E-Mail“:

Abbildung 36

Anschließend per Klick auf „Registrieren“ eine leere App-Hülle erstellen.

Berechtigungen vergeben

Im Folgenden werden der App Berechtigungen gegeben und es wird ein App-spezifisches Passwort vergeben.

Zunächst notiert / kopiert man sich die „Anwendungs-ID“ (auch Client-ID genannt) zur späteren Nutzung im j-lawyer.org Client:

Abbildung 37

Nach einem Klick auf „API-Berechtigungen“ sollte die App bereits über das Recht „User.Read“ verfügen:

Abbildung 38

Nach einem Klick auf „Berechtigung hinzufügen“ wählt man „Microsoft Graph“ aus:

Abbildung 39

Nach Auswahl von „Delegierte Berechtigungen“ werden in der Kategorie „OpenID-Berechtigungen“ die Werte - email

  • offline_access

  • openid

ausgewählt.

Abbildung 40

Im selben Dialog wird in der Kategorie „IMAP“ die folgende Berechtigung gewählt:

Abbildung 41

Analog verfahren für „SMTP.Send“ in der Kategorie „SMTP“.

Der Dialog wird mit einem Klick auf „Berechtigungen hinzufügen“ abgeschlossen.

Passwort erstellen

Im letzten Schritt wird für die App ein eigenes Passwort vergeben, das sogenannte „Client Secret“.

Dazu zunächst im linken Navigationsbereich auf „Zertifikate und Geheimnisse“, anschließend auf „Neuer geheimer Clientschlüssel“:

Abbildung 42

Im daraufhin erscheinenden Detail-Dialog vergeben Sie eine Beschreibung, bspw. „Zugriff auf das Postfach über j-lawyer“ o.ä., sowie eine Gültigkeitsdauer. Wer Aufwand sparen möchte, nutzt die maximal möglichen 24 Monate. Es ist empfehlenswert, sich einen Termin ein paar Wochen vor Ablauf im Kalender zu vermerken: „Azure AD Client Secret erneuern“. Zu diesem Zeitpunkt muss Punkt (4) dieser Anleitung erneut ausgeführ und das neue Client Secret im j-lawyer.org Client hinterlegt werden.

Nach Bestätigung erhält man das eigentliche Client Secret:

Abbildung 43

Relevant ist der „Wert“, nicht die „Geheime ID“. Den Wert daher für die spätere Nutzung kopieren. Anschließend wird die Einrichtung im j-lawyer.org Client abgeschlossen.

Abschließend unter „Authentifizierung“ der App die Option „Öffentliche Clientflows zulassen“ aktivieren:

Abbildung 44

  1. Einbinden des Postfaches im j-lawyer.org Client

Im Client im Menü „Einstellungen“ – „E-Mail – Postfächer“ wird über den „+“-Knopf ein Postfach hinzugefügt und wie folgt konfiguriert:

Abbildung 45

Die Servernamen sind hier kopierbar aufgeführt: - Eingangsserver: outlook.office365.com

  • Ausgangsserver: smtp.office365.com

Danach mittels des Buttons hinter „Client-ID“ das Postfach koppeln. Nach Anmeldung im Browser findet die Verknüpfung des Konto mit der App statt.

Nach erfolgreichem Test kann das Postfach über die Nutzerverwaltung für die gewünschten j-lawyer.org-Nutzer freigegeben und nach Neustart des Clients genutzt werden.

Anbindung von Google Mail-Postfächern

Google Mail-Postfächer können mittels eines sogenannten App-Passworts angebunden werden. Bedingung ist, dass für den Account eine 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiv ist.

2FA aktivieren - Zu den Kontoeinstellungen wechseln: https://myaccount.google.com/

  • Wählen Sie „Sicherheit“ aus

  • Wählen Sie unter „Bei Google anmelden“ die Option für 2-Faktor-Authentifizierung aus

Ist die Einstellung bei Google Workspace-Konten nicht zu finden, so muss sie vorab vom Administrator aktiviert / freigegeben werden (https://admin.google.com/ac/security/2sv).

App-Passwort erstellen - Öffnen Sie die Seite zur Erstellung von App-Passwörtern: https://myaccount.google.com/apppasswords

  • Nutzen Sie einen leicht identifizierbaren Namen für das App-Passwort. Es sollte den Zweck widerspiegeln, bspw. „j-lawyer-mail“.

  • Nach Klick auf „Erstellen“ wird das App-Passwort angezeigt. Es besteht aus 4 Gruppen mit je 4 Zeichen, getrennt durch Leerzeichen und sollte in die Zwischenablage übernommen oder anderweitig gespeichert werden.

  • Abschließend nutzen Sie dieses App-Passwort anstelle des Google-Account-Passworts in den Einstellen des E-Mail-Postfaches im j-lawyer.org Client.

Bei Verbindungsproblemen: Mailserver als vertrauenswürdig deklarieren

Unter Windows gibt es verschiedene Hersteller von „Sicherheitssoftware", deren Produkte verschlüsselte Verbindungen aufbrechen um darin nach Viren etc. zu suchen. Der j-lawyer.org Client vertraut den dabei untergeschobenen SSL-Zertifikaten nicht und verwehrt eine Verbindung.

Ist man sich sicher, dass eine Verbindung zu einem Mailserver vertrauenswürdig ist, kann man über eine Konfiguration den jeweiligen Server whitelisten: Menü „Administration" – „Administrator-Konsole". Dort folgenden Befehl eingeben:

setsetting mail.imaps.ssl.trust NAMEDESMAILSERVERS

NAMEDESMAILSERVERS durch den Namen des SMTP / IMAP-Servers ersetzen, bspw.

setsetting mail.imaps.ssl.trust mail.your-server.de

Es können – durch Komma getrennt – mehrere Server angegeben werden.

Automatische Veraktung

j-lawyer.org kann E-Mails automatisch zur passenden Akte speichern. Der Server prüft regelmäßig die konfigurierten Postfächer und ordnet eingehende E-Mails anhand verschiedener Kriterien der richtigen Akte zu.

Einstellungen in der Postfachkonfiguration

Die automatische Veraktung wird pro Postfach im Menü Einstellungen → E-Mail – Postfächer konfiguriert. Wählen Sie ein Postfach aus und wechseln Sie zum Tab Automation.

Einstellung Beschreibung
Posteingang scannen Aktiviert die automatische Veraktung für dieses Postfach
Zeitraum (Tage) Nur E-Mails der letzten X Tage werden geprüft (Standard: 2 Tage)
Dokumenten-Etiketten Etiketten, die automatisch gespeicherten Dokumenten zugewiesen werden
Blacklist Dateitypen Anhang-Dateitypen, die nicht gespeichert werden sollen (z.B. exe, bat)
Ausschlussliste E-Mail-Adressen, die vom Scan ausgeschlossen werden (Absender oder Empfänger)
Mindestgröße Anhänge Anhänge unterhalb dieser Größe werden ignoriert
Inline-Anhänge ignorieren Eingebettete Bilder in der E-Mail nicht als separate Dokumente speichern
Standard-Akte Fallback-Akte für E-Mails, die keiner Akte zugeordnet werden können

Wie die Aktenzuordnung funktioniert

Der Server versucht, eingehende E-Mails automatisch einer Akte zuzuordnen. Dabei werden folgende Kriterien in dieser Reihenfolge geprüft:

  1. Aktenzeichen im Betreff: Enthält der Betreff ein bekanntes Aktenzeichen, wird die E-Mail dieser Akte zugeordnet.

  2. Aktenzeichen im Text: Enthält der E-Mail-Text ein bekanntes Aktenzeichen, wird die E-Mail dieser Akte zugeordnet.

  3. Absender (FROM): Ist die Absender-Adresse eindeutig einem Kontakt zugeordnet, der nur in einer aktiven Akte beteiligt ist, wird die E-Mail dieser Akte zugeordnet.

  4. CC-Empfänger: Ist eine CC-Adresse eindeutig einem Kontakt zugeordnet, der nur in einer aktiven Akte beteiligt ist, wird die E-Mail dieser Akte zugeordnet.

  5. TO-Empfänger: Ist eine Empfänger-Adresse eindeutig einem Kontakt zugeordnet, der nur in einer aktiven Akte beteiligt ist, wird die E-Mail dieser Akte zugeordnet.

  6. Standard-Akte: Kann keine Zuordnung gefunden werden und ist eine Standard-Akte konfiguriert, wird die E-Mail dort gespeichert.

Archivierte Akten werden bei der Zuordnung nicht berücksichtigt.

Verarbeitung und Ablage

Nach erfolgreicher Zuordnung wird die E-Mail:

  • Als .eml-Datei in der Akte gespeichert
  • Mit den konfigurierten Dokumenten-Etiketten versehen
  • Anhänge werden als separate Dokumente gespeichert (sofern nicht auf der Blacklist oder zu klein)
  • Im Postfach in den Unterordner in Akte importiert verschoben

Tipps für die Praxis

  • Bitten Sie Mandanten und Gegner, das Aktenzeichen im Betreff anzugeben – dies ermöglicht die zuverlässigste Zuordnung
  • Nutzen Sie die Ausschlussliste für Newsletter oder Systembenachrichtigungen
  • Konfigurieren Sie passende Dokumenten-Etiketten wie „E-Mail" oder „Eingang", um importierte E-Mails schnell zu erkennen
  • Prüfen Sie regelmäßig den Ordner „in Akte importiert" im Postfach, um die korrekte Zuordnung zu kontrollieren